Rundown Acara: Definisi, Manfaat, dan Tata Cara Membuat
Ada banyak faktor yang bisa membuat sebuah acara bisa sukses atau sebaliknya, dan salah satu yang berperan penting adalah rundown acara. Mungkin sudah pernah atau sering mendengarnya tapi tahukah Anda arti rundown acara atau yang dalam bahasa Indonesia disebut dengan susunan acara?
Agar bisa membuat susunan acara yang tepat dan sesuai dengan tema acara, pertama Anda harus pahami dulu apa itu rundown acara dan cara yang benar dalam membuatnya. Fungsi / manfaat dari susunan acara juga perlu Anda ketahui agar Anda bisa membuat susunan yang tepat.
Definisi Rundown Acara
Secara umum, susunan acara adalah serangkaian atau daftar acara yang dibuat secara berurutan dari suatu event atau kegiatan.
Masing-masing acara pada daftar ini dibatasi dengan waktu atau memiliki durasi waktu tertentu. Biasanya, susunan acara seperti ini dibutuhkan untuk kegiatan yang melibatkan banyak audiens dan seringkali kegiatan ini bersifat formal.
Siapa yang Buat Rundown Acara?
Pihak yang membuat susunan acara ini bisa event organizer, panitia acara, atau bagian penting lain dari acara tersebut. Tergantung pada acara yang dilakukan, inilah pihak yang memiliki tanggung jawab / tugas untuk membuat susunan acara:
- Instansi pemerintahan: staf protokol (bagian ini biasanya ada di pemerintahan provinsi, kabupaten, dan divisi hubungan internasional).
- Perusahaan swasta: staf khusus direktur utama / sekretaris / divisi PR (Public Relation).
- Organisasi mahasiswa atau organisasi sosial lainnya: panitia pelaksana / sekretaris.
- Acara non formal penting lain seperti pernikahan, ulang tahun, anniversary wedding, lamaran, dsb: panitia acara / event organizer / wedding organizer.
- Lingkungan sekolah (SMP dan SMA): OSIS / relawan panitia.
Apakah Fungsi dari Sebuah Rundown Acara?
- Membuat sebuah acara atau kegiatan lebih terstruktur dan diharapkan dapat berjalan tanpa ada bagian penting yang terlewatkan.
- Membuat sebuah acara / event / kegiatan memiliki durasi sehingga pelaksanaannya tidak terlalu lama atau terlalu cepat.
- Susunan acara akan menjadi pengingat pengisi acara atau pihak lain yang bertugas agar masing-masing daftar kegiatan dalam acara tidak melewati batas waktu yang sebelumnya sudah ditentukan.
- Rundown acara bisanya akan dibacakan di awal saat pembukaan acara dengan tujuan memberikan informasi kepada audiens mengenai kegiatan apa saja yang akan dilaksanakan.
- Meminimalisir gangguan atau bentuk kegagalan jenis lain dalam sebuah acara karena semuanya sudah dibuat susunan yang rapi dan terstruktur.
Baca Juga: 8 Cara Membuat Konsep Acara Event Kekinian
Apa Sajakah yang Harus Ada dalam Rundown Acara?
Inilah berbagai hal yang perlu ada dalam susunan acara dan tata cara dalam membuatnya:
- Ada panitia, EO, atau pihak lain yang bertugas untuk meninjau susunan acara yang sudah dibuat, yang sekaligus bertindak sebagai penanggung jawab saat acara dilangsungkan.
- Saat membuat susunan acara, pihak yang bertanggung jawab dalam membuatnya harus melakukan koordinasi dengan berbagai pihak lain misalnya narasumber atau tamu penting lain yang akan ikut mengisi acara tersebut.
- Susunan acara yang sudah dibuat dengan matang perlu diinformasikan kepada seluruh anggota tim / panitia agar masing-masing orang mengetahui apa saja tugasnya.
- Melakukan gladi bersih sebelum hari H untuk memastikan susunan acara sudah sesuai dan masing-masing pihak yang terlibat mengetahui serta melakukan tugasnya dengan benar.
- Masing-masing daftar acara harus dilakukan dengan durasi waktu yang sudah ditetapkan dalam rundown.
- Melakukan koordinasi dengan bagian lain untuk memenuhi berbagai perlengkapan agar acara bisa berjalan sesuai dengan rencana, misalnya saat ada minuman atau minuman yang kurang maka langsung koordinasi dengan seksi konsumsi.
Baca Juga: 11 Hadiah Kenang Kenangan yang berkesan
Rundown acara sangat penting dalam kesuksesan sebuah acara, terutama untuk event besar seperti pernikahan, event kantor, atau acara penghargaan. Jika Anda membutuhkan plakat atau piagam untuk event penghargaan, maka bisa menghubungi Kreasi Plakat yang menawarkan harga bersahabat.
